Vi lever i en verden med raske endringer. Vi legger planer for å redusere usikkerheten.

Men planlegging fjerner ikke usikkerhet i så stor grad som mange liker å tro.

Planlegging av utviklingsprosjekter dekker et stort spekter av usikkerheter, der noen kan ha mye til felles med byggeprosjekter, der usikkerhetene er relativt få, mens andre kan være svært usikre, som i utvikling av nye medisiner, der det først langt ute i løpet blir klart om medisinen vil kunne brukes eller ikke.

Overdreven tro på hva planer kan bidra med legger grunnlaget for mange frustrasjoner. Også når det gjelder prosjektplaner og prosjektledelse. Det skyldes delvis at mange tror at slike planer har mye til felles med byggeplaner for et hus eller reiseplanen for en tur til London, mens de i virkeligheten har mer til felles med utviklingen av en ny medisin.

Tegninger og planer for hvordan huset skal bygges reduserer usikkerheten om hvordan huset skal bli, og spesifiserer alle detaljer om hva som vil inngå. Slik får man også gode anslag på hva prisen vil bli og når huset kan stå ferdig.

I utviklingsprosjekter vil en ofte stå overfor så flytende betingelser at enhver plan blir utfordret straks den skal settes ut i livet.

General Eisenhower sa noe slikt som at "planen er ingenting, planlegging er alt". Han visste at straks startskuddet går, vil det inntreffe en mengde hendelser som ikke er planlagt. Men planlegging er ikke verdiløst likevel:

  1. Planlegging får frem uklarheter. Det er først når prosjektleder meisles ut planen i detalj at det blir klart at ting man trodde alle hadde samme oppfatning om viser seg å være forstått på forskjellig måte
  2. Det gir et felles utgangspunkt for tilpasninger til realiteter som dukker opp.

Gjennom planleggingsprosessen blir man klar over styrker og svakheter, avdekker hull i kunnskapene og mangler i ressursgrunnlaget.

Dette har stor verdi når slaget er i gang, slik også Eisenhower og hans stab fikk erfare. Det var mye i planen som utviklet seg helt annerledes enn planen forutsatte, men siden de hadde en plan hadde de også mye bedre grunnlag for å finne gode løsninger i en fart.

Oversikt over mulige alternativer kommer ikke direkte ut av planen, men ligger mye nærmere dersom hovedplanen bygger på grundig arbeid.

Slik er det også i endringsprosesser. I stedet for å forestille oss at planen erstatter usikkerhet med sikkerhet, og at prosjektledelsen innebærer å huke av for den ene milepælen etter den andre, bør vi i mange tilfeller heller se på planen som retningsgivende. Den må oppdateres og endres etterhvert som begivenheter dukker opp, ellers vil den bli irrelevant.

Det er ikke et nederlag at noe uventet skjer, for ingen kan forutsi fremtiden med sikkerhet. Heller ikke de som planlegger prosjekter eller endringsprosesser. Verden endrer seg mens vi legger planer, og derfor er det heller ikke beundringsverdig om prosjektleder holder fast ved en plan dersom grunnlaget for denne planen er betydelig endret.

Denne artikkelen er skrevet dagen etter britenes avstemning om EU, og denne undersøkelsen fra Ipsos kan tjene til å minne om verdien av å gjøre et godt arbeid med faktagrunnlaget som en del av enhver planlegging (prosenttallet er respondentenes anslag, med riktig svar i parentes): 

  • Hvor stor andel av befolkningen er innvandrere fra EU?  15% (5%)
  • Andel av barnetrygden som går til barn i andre EU-land?  10% (0,3%)
  • Andel av EU-budsjettet som brukes til administrasjon  27% (6%)
  • Andel av investeringer i UK som kommer fra EU-land?  30% (48%)

Store beslutninger tas stadig på sviktende grunnlag...

Svein Hansen, 2016.06.24

 

Se også:

Redning av prosjekter
Endringsledelse på vår måte

 

 

Ta kontakt med oss!

Våre rådgivere er produktive fra første time. Betingelsene er meget konkurransedyktige.

Ta kontakt med daglig leder Jostein Kvinnesland for en uforpliktende samtale.

 

 
 
 
 



 

 
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign