Habberstad har prosjektledere som leverer gode resultater.

Et felt vi engasjerer oss i, er å få dårlig styrte prosjekter tilbake på rett spor.

Alle slags prosjekter kan oppleve problemer underveis. Det kan være gode grunner til at forsinkelser oppstår. I noen tilfeller kan det være snakk om dårlige unnskyldninger. Jo større og mer omfattende prosjektplanen er, jo mer sannsynlig er det at forsinkelser oppstår.

Dette er tiltak som kan hjelpe et problematisk prosjekt tilbake på sporet:

1  Overblikk over status

Sammen med prosjekteier vil vi gjennomgå prosjektets mål, midler og ressurser for å avgjøre hvordan prosjektet ligger an. Som nøytral tredjepart kan vi lettere vurdere prosjektets historie og fremtidsutsikter. Det er nødvendig å undersøke:

  • Hva var det som fikk prosjektet til å spore av?
  • Foreligger det skikkelig dokumentasjon fra prosjektledelsen? Hvis ikke, hvorfor?
  • Hvilken funksjonalitet er forventet innen leveringsdato?
  • Hva har blitt gjennomført og hva mangler?
  • Hvor kritisk er leveringsdatoen?
  • Hvor fleksible vil interessentene være når det gjelder å endre tid, omfang og budsjett?
  • Hvor realistiske var planene når det gjelder tid, omfang og budsjett?

2  Kommunisere med prosjektets interessenter

Det er prosjektlederens ansvar å oppretteholde effektiv kommunikasjon med prosjektets interessenter gjennom hele prosjektet. Dette er noen spørsmål som bør stilles:

  • Hvordan er situasjonen i organisasjonen? Hva med kunder og sluttbrukere?
  • Er prosjektet i tråd med med virksomhetens mål?
  • Har forutsetningene endret seg? Var de kanskje ikke til stede?
  • Er prosjektet fortsatt nødvendig, eller er det mindre behov for det?
  • Er interessentene villig til å gå videre med en ny prosjektplan?

3  Forbered prosjektgruppen

Når prosjektet er i trøbbel vil sannsynligvis moralen være lav blant prosjektteamets medlemmer. En ny prosjektleder må få teamet innstilt på redningsaksjonen. Det kan være aktuelt med slike tiltak som:

  • Gjennomgang av roller og ansvar i teamet. Er de klare?
  • Er er det samsvar mellom ansvar og myndighet?
  • Er alle nødvendige kompetanser på plass, og ikke minst:
  • Har deltakerne tilstrekkelig med tid til å konsentrere seg om oppgaven?

4  Revisjon av prosjektplan

Nå vil ofte behovet for en ny prosjektplan være på det rene. Følgende elementer bør vurderes:

  • Revurdere aktiviteter som ennå ikke fullført
  • Stoppe alle utvidelser i prosjektomfang
  • Redusere eller justere omfanget av arbeidet
  • Revurdere ressurser: kompetanse, kapasitet, tilgjengelighet
  • Testforberedelse og testing må være en sentral del av prosjektet hele veien
  • Vurdere eksterne avhengigheter
  • Utvikle av en ny, og realistisk, fremdriftsplan
  • Opprette en plan for risikostyring.

Habberstad anbefaler en velprøvd metodikk for prosjektledelse, PRINCE 2, og har mange sertifiserte og erfarne prosjektledere.  

5  Sikre støtte for den nye prosjektplanen

På dette stadiet vet prosjektets interessenter at prosjektet er i vanskeligheter. Sannsynligvis er de fortsatt opptatt av at prosjektet skal tilbake på sporet, men det er viktig at man ikke tar dette for gitt. De sentrale interessentene må ha aktuell og realistisk informasjon om hva som venter, og skal ha muligheten til å stoppe prosjektet.

6  Sette den nye prosjektplanen ut i praksis

Prosjektleder har nå en ny prosjektplan, der forutsetningene er vurdert som akseptable, der risiko blir håndtert løpende, et kvalifisert og motivert team er på plass, kanskje med nye fageksperter. Arbeidet kan nå fortsette – på et bedre grunnlag enn tidligere.

7  Tett oppfølging

Planen må følges opp tett, slik at man ikke havner i inn lignende problemer på ny. Måloppnåelse, ressursbruk og risiko er viktige felt for oppfølging og prestasjonsmåling. De fleste utviklingsprosesser og prosjekter vil være tjent med blant annet:

  • Regelmessig sporing av resultatene som oppnås, sammenlignet med hva som skal oppnås i henhold til planen
  • Rapportering til interessenter om prosjektets fremdrift og ressursforbruk
  • Styringsgruppen skal styre, ikke styres. Da må de ha et realistisk grunnlag
  • Rask og effektiv håndtering av alle risikoelementer som oppstår, eller som allerede ligger i risikovurderingen som foreligger
  • Hyppig oppdatering av planen, med vurdering av konsekvenser av alle avvik og endringsønsker.

Skal gevinstene kunne hentes ut, innebærer det at ting må gjøres annerledes enn tidligere. Habberstad anbefaler en velprøvd metodikk for endringsedelse, ADKAR, og har mange sertifiserte og erfarne prosjektledere som kjenner denne metoden. 

8  Lær av erfaring

Selv om prosjektene er ulike, har de nok av felles elementer til at organisasjonen kan lære fra det ene prosjektet til det neste. Gode arbeidsprosesser kan ivareta viktige læringspunkter, og kan innebære lavere risiko for nye prosjekter. Dette er momenter som vil være nyttige i mange sammenhenger:

  • Gjennomgå arbeidsprosesser. Er de så effektive som de kunne vært?
  • Intervjue deltakerne. Hva fungerte godt, og hva må endres i fremtiden?
  • Gjennomgå hvordan organisasjonen vurderer forutsetninger og risiko ved prosjekter. Er det de rette menneskene som rådspørres?
  • Vurdere hva som kan gjenbrukes av gode arbeidsmetoder fra prosjektet når nye prosjekter skal etableres. Er det allerede andre prosjekter i gang som trenger slik info?

 

Habberstads erfarne prosjektledere har kompetanse – både på forretningsprosesser og teknologi. Vi kan hjelpe prosjekter tilbake på rett spor.

Svein Hansen, 2016.01.08

 

Se også:
Prosjektstyring i liten skala
Endringsledelse på vår måte
Gjøre det selv, eller leie konsulent?

 

 
 
 



 

 
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign