Arbeidsprosesser er det som sørger for at vi skaper resultater ut av de ressurser som settes inn i en virksomhet.

Systemstøtte er nødvendig for effektive prosesser. Hvor langt er det riktig å gå i analyse og optimalisering av prosessene?

Dyp analyse er nødvendig før du tar fatt på utviklingen av ny programvare, men det er bare for noen få virksomheter at det vil være riktig å utvikle programvare selv.

De aller fleste bedrifter er bedre tjent med å kjøpe hyllevare eller nettbasert programvare. Da handler det om å matche egne behov mot de løsninger som kan kjøpes.

Selv om de fleste ser på seg selv og sin bedrift som spesielle, der løsninger utviklet for andre virksomheter ikke kan brukes, er det sjelden riktig.

Alle etterlyser fleksibilitet i programvare. For virksomheter flest er det viktig å utvise fleksibilitet selv, og heller tilpasse seg programvare som allerede finnes. Her er det mye å spare, og risikoen vil være vesentlig lavere.

Ved å tilpasse egne prosesser til det som lett kan støttes av en innkjøpt programvare reduseres faren for å havne i langvarige og ressurskrevende utviklingsprosjekter. Det er krevende nok å innføre nye løsninger om man ikke skal lage dem selv også.

For bedriften kan det kokes ned til et spørsmål om cost/benefit: er virkelig vår prosess så unik, og så avgjørende for vår fremtid at den er verd den kostnaden og den risiko som det innebærer å lage egenutviklet programvare for å støtte den?

Lignende spørsmål bør også stilles før man tilpasser innkjøpt programvare til bedriftens etablerte prosess: Er fordelen ved å tilpasse systemet virkelig verd kostnaden og risikoen? Fordelene har lett for å bli overvurdert, mens tid og kostnad lett blir undervurdert.

Svaret kan komme til å bli at man er bedre tjent med å anskaffe ferdigpakket programvare, og så tilpasse egne prosesser og rutiner til det som allerede er støttet av programvaren. Så lenge man holder seg innenfor system-konseptet vil prosessene henge godt sammen.

Hvis det finnes programvare som er i nærheten av å dekke behovene, er det vanligvis langt billigere og mindre risikofylt å satse på denne. Hvis virksomheten kan få en rimelig grad av behovsdekning ved bruk av innkjøpt programvare, vil Habberstad normalt anbefale å gå for denne løsningen.

I stedet for dype studier av hvordan virksomheten historisk har løst ulike arbeidsprosesser og oppgaver, kan tiden brukes mer effektivt ved å konsentrere behovsanalysen om hvilke prosesser som det virkelig er behov for i tiden som kommer.

De ulike prosesseierne må ta stilling til hvor viktig hver enkelt egenskap ved prosessen er for sin del av organisasjonen. Her er det viktig å tenke "ønske" heller enn "krav".

Viktigheten av de ulike ønskene må være kalibrert mot en felles målestokk, slik at de virkelig kan sammenlignes. Realistiske kostnader for å dekke et ønske må legges på bordet. Når prisen blir kjent vil mange nødvendigheter plutselig synes mindre viktige.

Etter en slik filtrering av ønskene vil prosessanalysen kunne orienteres mot å velge riktig løsning blant de som finnes på markedet, altså å søke etter en god match mellom egne ønsker og hvordan ulike tilbud kan møte dem.

Ved å se etter det som er likt heller enn det som er forskjellig, kan det åpne seg muligheter for å komme raskt til mål, uten de store kostnader egenutvikling innebærer.

Bransjemessige forskjeller kan være mye mindre enn hva mange tror. Det er riktignok stor forskjell på ulike bransjer og produkter, men systemmessig behøver det ikke være vesentlig forskjell. Derfor kan en god systemløsning gjerne finnes innenfor en annen bransje enn den du selv jobber med.

Nøkkelen til effektiv innføring av en ny løsning er å unngå systemendringer, men heller å begrense seg til de prosesser og forbedringer som kan implementeres gjennom konfigurasjon av systemet.

Svein Hansen, 2015.08.10

 

Se også:
Prosjektledelse og endringsledelse

 

 
 
 



 

 
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign