Behovet er stort for å få gjennomført prosjekter raskt og med et minimum av kostnader.

Men stivbente prosedyrer, byråkrati og unødvendig detaljfokus kan stå i veien. Dette har egentlig ingen råd til, og småbedrifter aller minst.

Noen tror at prosjektstyring er forbeholdt de virkelig store prosjekter, for de store bedriftene, og at små bedrifter ikke kan ha nytte av slikt.

Dette er ikke riktig. Småbedrifter har vel så stort behov for god prosjektstyring, og kan absolutt lykkes med det. Verktøyet må være tilpasset oppgaven, slik at bedriften får valuta for pengene. Det må være samsvar mellom mål og midler.

PRINCE2 er en metode for prosjektstyring som bygger på disse prinsippene – som er gyldige for alle virksomheter, både store og små:

  • Læring av erfaring
  • Forretningsmessig begrunnelse for alle tiltak
  • Styring gjennom prosjektfaser
  • Definerte roller og ansvar
  • Fokus på produkter
  • Avviksledelse
  • Tilpasning til prosjektets krav og bedriftens egenart

Det siste punktet er sentralt. Ingen er tjent med overflødig dokumentasjon og kontroller som bare gir et skinn av nytte. Prosjektstyring skal være tilpasset behovet og skal ikke være en byrde.

Alle prinsippene i listen over er relevante for alle virksomheter og alle prosjekter, men omfang og dybde vil variere. Det sparer arbeid, og gir bedre muligheter til å nå målene. uten å medføre merarbeid.

Business Case
Den forretningsmessige nytten av et prosjekt må stå i sentrum for alle deltakere, og gjennom hele prosjektets levetid.

Et «business case» gir uttrykk for hvorfor et prosjekt er startet, og hvilke gevinster det skal gi. Etter hvert som et prosjekt skrider frem bør business case oppdateres med ny kunnskap. I noen tilfeller kan det hende at betingelsene har endret seg så mye underveis at begrunnelsen ikke lenger står seg. Da vil det kunne være bedre å avslutte prosjektet før det er ferdig. Ressursene bør alltid brukes der de gjør mest nytte for seg.

Organisering
Hvilke roller som må fylles og hvem som har ansvar for hva – dette er spørsmål som må besvares i alle prosjekter.

I små virksomheter er det vanligvis nødvendig å trekke på personer som allerede er fullt opptatt med den daglige driften. Dette er krevende, og det er svært viktig at hele organisasjonen tar inn over seg at prosjektet ikke kan være en venstrehåndsjobb som man jobber litt med hvis det skulle være litt ledig tid innimellom.

Manglende forståelse for prosjektets krav til innsats og påregnelighet er en vanlig årsak til dårlige resultater i prosjekter.

Kvalitetskrav
For enkelte virksomheter finnes det eksterne krav til kvalitet i prosesser, arbeid og resultater. Alle virksomheter har nytte av å ha et bevisst forhold til hva som er riktig kvalitetsnivå for det man produserer i prosjektet.

Planlegging
I alle prosjekter er det et «passende» nivå for planlegging. Ikke for mye og ikke for lite. Det er ikke god planlegging å forsøke å tenke ut absolutt alle detaljer langt frem i tid.

Det som ligger nærmest i tid bør detaljeres best, mens oppgaver som ligger lengre frem i tid bør ha rom for å ta opp i seg læringseffekten fra arbeidet som skjer tidligere i prosessen. Dette gjelder ressursbruk, oppgaver, produkter og hvordan disse plasseres i tidslinjen.

PRINCE2 gir muligheter for å velge et planleggingsnivå som er tilstrekkelig detaljert, men uten å være en byrde.

Risiko
I PRINCE2 er risiko et sentralt begrep. Det dreier seg om forhold som kan sette prosjektet i fare når det gjelder tid og kostnader, men også når det gjelder resultatet og de gevinster som skulle oppnås.

Ved å identifisere slike risikoelementer på et tidlig stadium, og ta hensyn til dem underveis, kan faren reduseres for at de virkelig kommer til å inntreffe, og at konsekvensene reduseres dersom dette likevel skulle skje.

Endring
Prosjekter vil medføre endringer i virksomheten, både i prosjektperioden og når gevinstene skal hentes inn. For at resultatene skal bli annerledes enn tidligere må ting gjøres annerledes.

Det er mennesker som skaper resultatene i organisasjonen, og derfor vil prosjekter og gevinstrealisering nødvendigvis påvirke mennesker. Endringsvilje, motivasjon og tilpasningsdyktighet er egenskaper som er ulikt fordelt medarbeiderne imellom. Derfor er endringsledelse et sentralt element i prosjektarbeid og realisering av gevinster.

Fremdrift
Det er nødvendig å sette mål for utviklings- og prosjektarbeid, og følge opp at målene nås. Ved avvik må årsakene avklares og tiltak settes inn. Dette er nødvendig i alle prosjekter, store som små.

Likevel er det mange prosjekter som får fortsette uten styring i alt for lang tid. Det er ødeleggende for organisasjonen, både gjennom svekket arbeidsmoral, ved unødige kostnader og ved lav måloppnåelse.

PRINCE2 legger til rette for et tilpasset nivå på oppfølgingen, og sørger for at reell fremdrift blir synlig. Samtidig unngås rapporteringstyranni og papirmølle. 

Tilpasning av PRINCE2 til mindre virksomheter
PRINCE2 er en metode som inneholder mer enn det som trengs for små prosjekter i små organisasjoner. Omfang og dybde i de ulike delene som inkluderes i prosjektet kan også tilpasses. 

Når PRINCE2 tilpasses behovet i et mindre prosjekt er det viktig at dette gjøres på en bevisst måte, der erfaring og kunnskap brukes til å vurdere hva som skal gjøres, når det skal skje og hvem som skal gjøre det. Kort sagt – hvordan nettopp dette prosjektet skal styres mest mulig effektivt.

Habberstad har en rekke rådgivere som er sertifisert innen både PRINCE2 og endringsledelse. Ta kontakt.

Svein Hansen, 2015.01.06

 

Se også:
Prosjektledelse og endringsledelse
Endringsledelse på vår måte
Motstand mot endringer 

 

 
 
 



 

 
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign