De som jobber aktivt med endringsledelse lykkes best med sine prosjekter.

Investeringer vil ikke gi de ventede resultatene hvis ikke den gamle måten å jobbe på blir erstattet av den nye måten.

Dette krever endringsledelse, ikke bare prosjektledelse.

Prosjektledelse handler om løsning av et behov, men det legges vanligvis størst vekt på den tekniske siden av problemet.

Som prosjektledere bruker vi kunnskap og erfaring til å lage detaljerte planer for hva som skal gjøres, hvem som skal gjøre det og når det skal skje. Vi følger opp at disse oppgavene blir gjennomført og styringskomiteen er fornøyd når vi følger disse planene.

Det er vanligvis den tekniske utviklingen som får slik oppmerksomhet. I noen grad gjelder det arbeidsprosesser. I liten grad gjelder det den endringen som må skje i den enkeltes måte å jobbe på.

Virksomheter som også jobber aktivt med endringsledelse lykkes med sine prosjekter i mye større grad (95% oppnåelse av mål, ref Prosci) enn de som ikke har gode prosesser for endringsledelse (16% oppnåelse av mål).

Tenk gjennom erfaringen fra de siste prosjektene du har vært involvert i:

  • Hvilke forventninger hadde man ved prosjektstart?
  • Hva skjedde underveis i prosjektløpet?
  • Hva ble oppnådd, sammenlignet med målene?

Det finnes naturligvis hederlige unntak, me de fleste vil kunne kjenne seg igjen i at forventningene var urealistiske, at utvikling og innføring var forsinket, at budsjettet sprakk og at gevinstene lar vente på seg. Det kan sågar hende at man ikke har undersøkt om det hentes inn noen gevinster eller at det ikke finnes noe å sammenligne med fra før endringene ble innført.

Effektiv endringsledelse kan bidra til å hindre at slike situasjoner oppstår, men endringsledelse er ikke noe universalmiddel. Det er et nyttig supplement til prosjektledelse, og bidrar til økt måloppnåelse. Både i prosjektperioden og i tiden etter at prosjektet har levert. Når hverdagen begynner igjen.

Fordelene som investeringen og prosjektet skal gi krever at ting gjøres annerledes enn før. Ellers vil de gi samme resultat – eller kanskje dårligere resultat, nå som de nye kostnadene kommer i tillegg de vi hadde fra før.

Gevinstrealisering innebærer at den gamle måten å jobbe på må erstattes av den nye måten, slik at det ikke jobbes både etter ny og gammel måte samtidig. Dette krever endringsledelse som går i parallell med prosjektledelsen.

Endringsledelse er vanligvis bare en perifer del av aktivitetene som en prosjektleder har i sin plan. Utarbeidelse av dokumentasjon og opplæringsmateriell, gjennomføring av kurs og brukerhjelp i oppstartsfasen – dette er aktiviteter som ofte står i prosjektplaner. Men det er neppe tilstrekkelig for å oppnå høy grad av måloppnåelse.

Virksomheter som scorer høyt på måloppnåelse i sine prosjektaktiviteter i Proscis undersøkelse av drøyt 800 ulike virksomheter verden over (Ref Prosci® "Best Practices in Change Management, 2014) skiller seg klart fra de som scorer dårlig i hvordan de håndterer endringsledelse.

Endringsledelse handler om å legge til rette endringene som skal skje i hver enkelt bruker av nye systemer, nye arbeidsprosesser og rutiner. Noen har sagt at ”the soft things are the hardest”, og dette kan stemme når det gjelder den myke endringsledelsen sammenlignet med den harde prosjektledelsen.

Det handler om individets oppfatning av endringen og hva den betyr.

Forståelse for behovet for endring er nødvendig, men ikke tilstrekkelig. Den enkelte må også ha et ønske om selv å delta i endringsprosessen. De må ha kunnskaper om hva som kreves og må ha bygget opp evne til å gjennomføre endringene. Det er mange saker som trekker oppmerksomheten bort fra endringstiltaket, og derfor vil det også kreves stadig forsterkning av prosessen for å sørge for at det ikke går i glemmeboken.

Dette er forhold som står sentralt i ADKAR-metoden, som Habberstad bruker i endringsledelse. Vi identifiserer eventuelle barrierer mot endringen, og bidrar med tiltak for å fjerne disse barrierene. 

God endringsledelse går i parallell med prosjektledelsen, helt fra begynnelsen, og handler om spørsmål som den enkelte medarbeider kan stille seg:

  • Hvordan skal jeg møte prosjektet og de krav som stilles derfra?
  • Hvorfor skjer denne endringen?
  • Kan vi ikke bare fortsette som vi er vant til?
  • Hvorfor skal jeg bruke resultatene fra prosjektet?
  • Hva betyr dette prosjektet for meg?
  • Er det en trussel mot noe som er verdifullt for meg?
  • Ligger det nye muligheter her?

For å stimulere positiv interesse og å redusere motstanden mot endringen, er det viktig å identifisere medarbeidernes oppfatning av hva som skal skje.

I mange sammenhenger kan begrunnelsen  for en endring være åpenbar for administrerende direktør og styre. Det betyr ikke at den er åpenbar for alle andre i bedriften, og planen for endringsledelse må ta dette i betraktning.

Det å ikke gjennomføre endringer har også konsekvenser for virksomheten, men siden det er så lett å tenke ”vi vet hva vi har men ikke hva vi får” vil det kunne være krevende å spre forståelsen for nødvendigheten av endringer.

For å komme i gang med endringsledelse kan du vurdere følgende:

  1. Skaff ryggdekning for endringsledelse. Forskjellen i  måloppnåelse for de som driver med bevisst endringsledelse kontra de som ikke gjør det skulle kunne gi gode argumenter. Endringsledelse lønner seg.
  2. Skaff sponsorer i organisasjonen. De gode sponsorene er personer som har gjennomslagskraft i ledelsen, men også nær kundekontakt. De bør ha tett kontakt med de som i størst grad påvirkes direkte av endringstiltakene. Sponsorer er viktige for å målbære endringstiltakene, og vil kunne gi god innsikt i hvordan endringsbehovet er forstått.
  3. Bruk en strukturert metode for endringsledelse, for eksempel ADKAR, og gjør dette til en normal og ufarlig del av endringsinitiativet. Bygg et case for hvorfor det vil lønne seg å ta endringsledelse på alvor. Det er mye statistikk som viser potensialet.

Modenheten i organisasjonen setter grenser for hva som kan oppnås. Det er ikke realistisk å regne med fullt gjennomslag for endringsledelse i en organisasjon som ikke har tradisjon for det. På kort sikt kan det være nødvendig å se etter hva som kan oppnås med enkle midler innenfor den lokale kulturen og med de kjennetegn som prosjektet  har.

Hvis forholdene ikke ligger til rette for en full satsing på endringsledelse så kan kanskje noen elementer med godt resultat legges inn i en mer salgbar plan. Noe er bedre enn ingenting, og selv små forbedringer i måloppnåelsen kan være verdifulle.

Her er noen scenarier – og noen mulige responser for den som ønsker å komme videre med endringsledelse (etter Bocklund og Fraser):

 

Scenario

Typisk argument

Ditt svar

Endringsledelse, hva er det?

  • Det kan ikke være så viktig når jeg ikke har hørt om det
  • Hva skal vi med det?
  • Endringsledelse handler om den menneskelige siden av endringene, og personell står for 2/3-deler av kostnadene i bedriften
  • Endringsledelse handler om den menneskelige siden av endringene, og personell står for 2/3-deler av kostnadene i bedriften

Vi har jo endrings-ledelse fra før!

Vi har allerede...

  • IT endringsstyring
  • Prosjektledelse
  • Opplæring
  • Kommunikasjon

 

  • IT endringsstyring handler om versjoner av system- og programvare
  • Prosjektledelse handler om tekniske arbeidsoppgaver, ikke folk
  • Opplæring er bare en av komponentene i endringsledelse
  • Kommunikasjon er ikke en engangshendelse, men en av flere prosesser i endringsledelse

Vi har ikke bruk for endringsledelse

  • Vi har fortalt hva målene er, og vi forutsetter at de blir nådd
  • Vi kommer ikke til å kaste bort tiden på slike ”myke” greier
  • Det fungerer dårlig å stille krav til voksne mennesker
  • God endringsledelse gir bedre resultater... la meg vise deg

Vi har ikke råd til endringsledelse

  • Budsjettet er knapt
  • Dette er ikke i prosjektplanen

 

  • Uten god endringsledelse lykkes bare 17% av prosjekter
  • Vi har ikke råd til å ikke ha god endringsledelse.

ADKAR® er et varemerke eiet av Prosci® Inc.

Svein Hansen, 2014.03.28

 


Habberstad kan gi din virksomhet bedre kapasitet til å ta fatt på krevende prosjekter, og gir tilgang på topp kvalifisert kompetanse. Vi er svært konkurransedyktige på pris og kvalitet. Ta kontakt for å diskutere behov og løsninger!

Se også:
Endringsledelse og utholdenhet
Motstand mot endringer
Endringsledelse på vår måte

 

 
 

 

Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign