Det er ikke nødvendig å vente til kontrakten er utløpt. Reforhandling kan skje nårsomhelst.

En reforhandling kan komme eventuelle problemer i forkjøpet, og kan bidra til at begge parter i et avtalt leveranseforhold kommer bedre ut av det.

Avtaler som er dårlig tilpasset det virkelige behovet vil hverken tjene kunde eller leverandør. Derfor kan intiativet til reforhandling komme fra begge sider.

Og det er ikke noe som bare skjer i spesielle tilfeller: i følge Gartner Research vil tre firedeler av alle outsourcingkontrakter bli reforhandlet før de er utløpt.

I offentlig sektor setter loven strenge grenser for hva som kan endres underveis, men i privat sektor står man langt friere.

Her er noen årsaker til at du bør vurdere reforhandling, med eller uten bistand fra Habberstad:

1. Reforhandling er enklere enn brudd

Hvis din virksomhet lever i et lite vellykket samliv med en leverandør kan det være fristende å styre mot en skilsmisse. Men det vil være traumatisk for begge parter å bryte ut av et outsourcingforhold. Derfor bør det ikke skje før mulighetene for forbedringer er utprøvd.

Leverandører flest ser seg ikke tjent med å ha misfornøyde kunder, og vil oftest være fleksible dersom kunden har velbegrunnede ønsker om endring i avtalen.

Med mindre det er snakk om leveranser av enkle varer som rekvisita o.l, vil en styrt avvikling av et leverandørforhold, og etablering av et nytt, være en krevende operasjon. Den vil skape støy og påkjenninger i organisasjonen i lang tid. Alt i alt kan disse ulempene være vel så store som de som ligger til grunn for misnøyen.

2. For å bedre ytelsen

Det er lett å miste troen på leverandøren hvis ytelsen til stadighet en dårligere enn forventet. Det kan selvsagt være kundens forventning som er gal: den kan være urealistisk eller ikke i tråd med hva som er avtalt. Men det kan selvsagt også være gode grunner til at man er misfornøyd.

Sviktende tro på at leverandøren er i stand til å levere høy kvalitet er svært alvorlig. Det kan være ulike grunner til at man kommer i en slik situasjon:

  • Leverandøren anstrenger seg ikke for å levere kvalitet
  • Leverandøren anstrenger seg, men makter ikke oppgaven
  • Mistro mellom partene
  • Liten innovasjon og modernisering av leveranseapparatet
  • SLA er ikke tilpasset reelt behov

De fleste av disse punktene kan skyldes kontrakten, og i så fall bør den reforhandles. En god avtale gir muligheter for gevinst for begge parter, og skal gjøre det mulig å realisere slike gevinster. Begge parter har ansvar for å legge til rette for dette, og begge parter vil kunne tjene på det.

En vanlig feil er å låse leverandøren inn i bestemte måter å løse en oppgave på, ofte den måten kunden selv brukte før oppgaven ble outsourcet. Dermed vil leverandøren kunne være avskåret fra å utnytte nye og mer effektive metoder i produksjon av slike tjenester. Kontrakter kan bli avleggs lenge før de er utløpt.

Som kunde bør du kanskje vurdere dette:

  • Er tjenestene som er beskrevet i kontrakten slik de bør være i dag?
  • Kan det hende at leverandøren yter dårlig fordi de leverer det som ble beskrevet i kontrakten, men ikke det du faktisk trenger nå?
  • Har din organisasjon gjort de tilpasninger og investeringer som kreves for å utnytte potensialet i kontrakten?
  • Legger du selv opp til et tillitsfullt samarbeid med leverandøren?

3. Redusere kostnader

Outsourcing kan innebære at kostnader som tidligere var skjult kommer frem i lyset som en pris man må betale eksternt. Dette er en av grunnene til at mange føler at outsourcingsavtaler er for dyre.  Det kan selvsagt også hende at avtalen faktisk er dyr sammenlignet med hva som kan oppnås i dag.

Teknologisk utvikling kan gi nye muligheter for besparelser, og det kan være kostbart å være låst inne i en kontrakt som ble skrevet for flere år siden.

Ensidig fokus på kundens behov for å kutte priser vil ikke være et godt utgangspunkt for en reforhandling. Leverandørens  muligheter for å ta i bruk ny teknologi og nye arbeidsprosesser bør også være med.

Det vil ofte være mulig mulig å oppnå lavere priser til kunden, men det vil vanligvis kreve at ting gjøres annerledes. Det gir ikke et godt forhandlingsklima å kreve at leverandøren skal redusere prisene uten samtidig å akseptere bruk av kostnadsbesparende tiltak i produksjonsapparatet.

Over-aggressive krav leder lett til vrangvilje og dårlig service etter at forhandlingene er avsluttet.

4. Endre omfang av tjenestene

Hvis du er fornøyd med dagens leveranser er det ikke noe i veien for å vurdere å øke omfanget av tjenestene som leveres. Slike endringer vil bli sannsynligvis bli godt mottatt fra leverandørens side, men selv om klimaet er godt må også slike endringer gjennomføres på en profesjonell måte.

5. Endrede behov

Et godt kunde-leverandørforhold bør alltid være åpent for mindre tilpasninger til endrede behov. Fusjoner eller fisjoner kan innebære store endringer i behovet for tjenester, og kan gi grunn til reforhandlinger av kontrakter.

Nye forretningsmessige krav kan ha dukket opp etter at den gamle avtalen ble skrevet, og eksisterende behov utvikler seg også litt etter litt, kanskje uten at behovet for tilpasninger blir oppdaget før det er blitt akutt.

6. Forbedring i styringsmodellen

I et kunde-leverandørforhold vil styringen fra de to sidene kunne overlappe hverandre - eller kanskje ikke møtes i det hele tatt. I det første tilfellet vil dette kunne gi knuffing og støy der hvor begge parter mener at de har styringsrett og ansvar. I det andre tilfellet vil viktige saker kunne falle mellom stolene, og ingen føler ansvar for å rydde opp.

Løsningen kan være å se på hele verdikjeden under ett, og legge til rette for en ryddig strøm av leveranser og styringsinformasjon langs hele kjeden. Dette krever forpliktelse og investering fra begge parter. Slikt kommer ikke på plass uten høy tillit mellom partene, og høy tillit bygges over tid. Derfor er tålmodighet en nødvendighet i utviklingen av gode outsourcingforhold.


Etter at viktige tjenesteområder har vært outsourcet noen år, vil mange virksomheter kunne oppleve at de ikke lenger har kompetanse eller kapasitet til å stå for reforhandling av avtaler på slike områder. Vi ser oftest dette innen IT-avtaler, hvor kravene til teknisk kompetanse er store - også på kjøpersiden. Habberstad har lang erfaring med forhandling og reforhandling av outsourcingavtaler, og bistår gjerne i slike prosesser.

Svein Hansen, 2014.01.03

 

Se også: 
Vellykket outsourcing (1 av 2)
Outsourcing: unngå fellene!
Innovasjon krever hurtighet 
Innovasjon og oppmerksomhet
 

 
 
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign