En tettpakket kalender full av møter, noen ganger overlappende med hverandre, improviserte delegeringer, avlyste samtaler og generelt dårlig kontakt med hva som rører seg i egen bedrift og hos kundene.

Slik er hverdagen for mange av oss.

De fleste vil kunne være med på at det må finnes en bedre måte å organisere dagen på, og at denne måten antakelig innebærer bl.a. mer tid til forberedelse, prioritering og til oppfølging av resultater, og mindre tid i møter.

 

Noen enkle grep kan hjelpe, sier Elizabeth Grace Saunders. Hun anbefaler oss å redusere antallet møteinnkallinger vi sier ja til. Kalenderen er ikke en popularitetskonkurranse, og vi skal ikke vudere vår verdi etter hvor mange møter vi deltar i.

Vi føler oss kanskje viktige, men det kan være lite produktiv tid. Spør deg selv om ditt nærvær virkelig er nødvendig. Prøv et av disse alternativene:

  • Få en liten samtale med den som arrangerer møtet i forkant. Kanskje ditt bidrag kan gis der og da. Kanskje innkalleren får input som kan stramme opp agendaen.
  • Send en av dine medarbeidere i stedet.
  • Be om et referat etterpå, uten selv å ha deltatt.
  • Spør deg selv om møtet ville blitt avlyst hvis du var syk denne dagen. Hvis ikke, er det sannsynligvis ikke nødvendig å delta.

Skjær ned på lengden på de møter du ikke kan avslå. Et møte behøver ikke nødvendigvis å ta en time eller mer, men hvis det er satt av en time vil oftest denne tiden bli brukt fullt ut, kanskje mest til utenomsnakk.

Hvis du trenger et beslutningstre til hjelp, kan det se slik ut:

 

Strategien bør være å bruke den minst kostbare måten å løse oppgaven på. Bruk telefonmøte i stedet for å møtes ansikt til ansikt. Prøv halvtimes- eller kvartersmøter i stedet for timesmøter. Prøv stående møter i stedet for sittende.

De gode, gamle rådene er fortsatt gyldige: Sørg for agenda på forhånd, slik at du kan ta stilling til om du skal akseptere innkallingen. Sørg for referat, ellers vil ingen kunne være sikker på hva som ble diskutert og bestemt.

Sett av arbeidstid i kalenderen din. Åpne blokker har lett for å bli fylt av møteinnkallinger. Det må være mulig å gjøre annet arbeid i arbeidstiden enn å være møtedeltaker.

(Svein Hansen, 2013.04.19)

 

Se også:
Komme for sent
Organisasjonens hukommelse
Emosjonell intelligens
  

 

 
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign