Når så mange prosjekter sliter med å levere i tråd med potensialet – er det produktet, prosessen eller forventningene som må justeres?

Forsinkelser, sprengte budsjetter og brutte forventninger har ligget igjen etter mange prosjekter der det skulle innføres integrerte systemløsninger.

Slike ERP-løsninger tar sikte på å støtte hele verdikjeden, og har møtt mye kritikk for å være altomfattende og for tunge å innføre. Må det være slik?

Det er fortsatt behov for å redusere lagerbeholdningene, øke marginene og strømlinjeforme logistikken. I mange virksomheter er ERP-løsninger sentrale virkemidler for å få dette til å skje.

Mye tyder på at det ikke er ERP-konseptet i seg selv som er problemet, men dårlig håndtering av innføringsprosessen. En rekke feil er gjengangere, men kan unngås for den som tar de rette grepene:

  • For lang tid til resultatene. Det er viktig å tegne et kart som omfatter store deler av virksomheten, men det er enda viktigere å levere nyttige resultater fort. Hvis virksomheten drukner i analyse av gamle arbeidsprosesser, eller skal utrede seg ut av enhver usikkerhet, vil man risikere at ”kua dør mens gresset gror”. Raske resultater som realiserer deler av det store bildet er viktig for å bygge tillit til prosessen. Utredningssyke og manglende beslutningsdyktighet diskrediterer hele prosessen og alle som er involvert i den. Se også Prosjektrelatert ledelse.
  • Avstand mellom ledelse og IT. Det er fortsatt slik at forretningsmessig ledelse og IT-ledelse står langt fra hverandre. Ledelsen har ofte liten forståelse for hva IT kan bidra med, og hva gode IT-prosjekter krever av organsasjonen. I IT-leiren er det ofte begrenset forståelse for kravene som stilles til en kommersiell organsasjon i et tøft marked.
  • Tilpasse eller bli tilpasset. Mange har overdreven tro på programvarens tilpasningsdyktighet - og på behovet for å tilpasse den. De fleste organisasjoner oppfatter seg som unike. Et stykke på vei er de naturligvis det, mens sjelden i den grad man tror. Det er ingen selvfølge at programvaren skal tilpasses organisasjonens særegenheter. Ved å tilpasse organisasjonen til programvarens krav vil man i mange tilfeller kunne komme mye raskere i mål, og med kostnader som ligger svært mye lavere. I tillegg er risikoen mye lavere ved å tilpasse seg arbeidsprosesser som allerede er implementert og utprøvet andre steder. Tilpasninger i programvaren kan være svært kostbart i forhold til effekten som oppnås.
  • Motstand mot endring. Alle endringer innebærer risiko, og vil møte motstand. Utilstrekkelig endringsstyring gir stor fare for at  de krevende,  men nødvendige, endringene i arbeidsprosesser blir utelatt eller skjøvet på. Utsettelse gjør utfordringene ved prosessendringer større og mer kostbare enn hvis de var gjennomført samtidig med innføringen av nye systemløsninger.
  • Sementerer gamle funksjoner. ERP-løsninger bygger på at verdikjeder og gjennomgående arbeidsprosesser skal støttes, ikke adskilte funksjoner. Men det er ofte uvilje mot å heve blikket fra funksjoner og transaksjoner og opp til gjennomgående arbeidsprosesser. Dermed blir gamle avdelingsgrenser og ”siloer” sementert i den nye løsningen. Verdien av ERP kan først hentes ut hvis man bryter ned grensene mellom funksjonsdelte avdelinger. Her ligger det mye sprengstoff, siden eksisterende arbeidsinnhold, ansvarsområder og maktforhold blir utfordret. Se også Prosessforbedring.
  • Outsourcing uten opprydding. Outsourcing kan være et viktig bidrag til en ryddig IT-drift. Men outsourcing kan ikke løse bedriftens problemer med uklare arbeidsprosesser og uspesifiserte krav til systemstøtte. Outsourcing er ingen løsning uten at det ryddes opp i dette rotet – og ryddingen bør skje før outsourcingavtalen skal begynne å løpe.  En god outsourcing-avtale stiller betydelige krav til oppdragsgiveren også.  Avtalen blir lett en kamparena med gjensidig mistillit hvis oppdragsgiver ikke tar ansvar for egne utfordringer. Se også Sourcinganalysen - sammendrag.

Det finnes veier utenom disse problemene.

Tre viktige elementer:

  • Bruk endringsagenter. Avstanden mellom IT-spesialistene og forretningsledelsen er et faktum, og denne avstanden må det bygges bro over. En endringsagent som forstår begge sider vil kunne gi en velsmurt utviklingsprosess. Habberstad fyller denne rollen.
  • Modellering av arbeidsprosessene er nødvendig for å forstå hvordan de bør være for å realisere verdi med et minimum av kostnader, men også for å kunne velge gode løsninger blant de som allerede er utviklet av andre. Gjenbruk sparer tid og store kostnader, og gir vesentlig lavere utviklingsrisiko enn ved å finne opp hjulet selv.
  • Synlighet er nødvendig for å sikre forståelse for kravene som stilles til arbeidsprosessene, men også for å øke bevisstheten om fremdriften i prosjektet. Synlighet omfatter både krav og realisering, til interne og eksterne leverandører av elementer som inngår i helheten.

Teknologi er en viktig drivkraft bak endringsprosesser, og er en viktig forutsetning for løsningen på mange av virksomhetens utfordringer, men uten klare mål vil ikke teknologien bety stort.  En rask bil bringer deg ikke raskere til målet hvis du ikke vet hvor du skal.

(Svein Hansen, 2012.10.22)

 

Aktuelt fra Habberstad

 

Prosjektledelse i Habberstad?

Er du IT-prosjektleder? Da er kanskje Habberstad det rette stedet for deg. Vi skal styrke oss innen prosjektledelse.  Les mer her...

Ta kontakt, eller tips en venn!

 

FacebookLinkedIn
Denne hjemmesiden er designet av 9Co Webdesign