Ulike arbeidsoppgaver henger sammen, og de gjør det i stadig økende grad.

Undersøkelser som CEB har utført viser at hver enkelt trenger direkte input fra flere medarbeidere nå enn tidligere. Rask respons er et krav.

I et slikt miljø vil det være viktig å bruke ressursene slik at det legges til rette for samarbeid og utveksling. Hvordan påvirker dette prioriteringen av IT-investeringene?

Tradisjonelle styringsmodeller for IT-feltet legger ikke særlig godt til rette for utvikling av samarbeid og gjensidig  støtte. Dette er noen av utfordringene:

  • Investeringsforslag starter gjerne med ideer som kommer fra ledere som ser konkrete behov og svakheter i dagens løsninger. De vil i liten grad fokusere på generelle tiltak som først vil vise seg viktige på lengre sikt. Det er heller ikke sikkert at de har særlig innsikt i hva som vil kunne bety mye for produktiviteten ute i organisasjonen.
  • Investeringsmidler har en tendens til å bli allokert til prosjekter som viser sunn økonomi i form av kort tilbakebetalingstid. Det gjør det lite sannsynlig at tiltak som kan være verdifulle, men der lønnsomheten er vanskelig å tallfeste på forhånd, blir gjennomført. Dette kan f.eks. være tiltak som gir generelt bedre produktivitet, noe som kommer mange sider ved bedriften til gode, men som ikke så lett kan lønnsomhetsberegnes for seg selv.
  • Det er også en tendens til å spre investeringene for tynt utover. Slik kan man bevare freden internt i virksomheten, men det gir ikke den konsentrasjonen som kreves for å oppnå store forbedringer.

Det er ikke mangel på potensielle prosjekter man kan kaste penger etter. Problemet er å finne de som fortjener å bli satset på. Innen IT-ledelsen er det vanlig med en lang liste over ting som man bør gjøre noe med. Noen av disse kommer fra IT selv, men vanligvis kommer en del av dem fra andre deler av organisasjonen.

Selv om ideene underveis i prosessen er blitt sjekket mot ulike krav, strategisk retning, lønnsomhet, osv, kan de mangle det store bildet av hvordan verdier skapes. Særlig hvordan verdier kan skapes i årene som kommer.

Det finnes andre måter å prioritere på, og Andrew Horne og Brian Foster fra CEB har funnet interessante alternativer. For eksempel logistikkselskapet som vurderer prosjektideer etter hvilken potensiell verdi de har i fremtiden. De starter med en oversikt over bedriftens "kritiske kapasiteter", dvs de aktiviteter som er avgjørende for å nå et viktig mål. Dernest ser de på hvordan informasjonstilgangen er for de som leder de ulike kapasitetene.

Erfaringen er at denne tilnærmingen fører til at selskapet oppdager en mengde muligheter for forretningsmessig utvikling fremover. Dette kan brukes som rettesnor for hvor IT-investeringene bør skje.

Vanlige økonomiske prioriteringer virker som nevnt godt for prosjekter som gir rene økonomiske gevinster, men kan motvirke evnen til å investere i utvikling av kapasiteter der effekten først vil vise seg på lang sikt.

Et stort firma som utvikler høyteknologisk utstyr har forsøkt å bøte på denne svakheten. De starter prosessen med en oversikt over hvilke kritiske kapasiteter de vil trenge fremover - i likhet med logistikkfirmaet omtalt over.

Så bruker de målinger av kundenes preferanser for å vekte disse kapasitetene mot hverandre, og undersøker hvordan disse stemmer overens med egne lederes oppfatning av hva som er viktig.

Når dette sammenstilles kommer de frem til en grov fordeling av hvordan ulike områder skal prioriteres seg imellom. Dette skjer før noen konkrete prosjekter blir diskutert.

Prosjektene vurderes til slutt ut fra hvilke bidrag de kan gi til de ulike kapasitetene, og ikke bare basert på tilbakebetalingstid eller andre økonomiske kriterier.

IT-sjefen skal utstyre bedriften med de verktøyene som kan gi suksess i en mer integrert verden, med stor gjensidig avhengighet mellom deltakerne. Da kreves mer enn penger. Det kreves også nye måter å prioritere på.

Svein Hansen, 2013.09.06

 

Se også: 
Mobil, og bare mobil 
Uvanlig gode ideer


 

 

Aktuelt fra Habberstad

 

Prosjektledelse i Habberstad?

Er du IT-prosjektleder? Da er kanskje Habberstad det rette stedet for deg. Vi skal styrke oss innen prosjektledelse.  Les mer her...

Ta kontakt, eller tips en venn!

 

FacebookLinkedIn