Møtet skulle vært i gang for lengst, men rommet er halvfullt og deltakerne svimer omkring, opptatt med kaffekopper, papirer, mobiler og laptoper. Virker det kjent?

Mer enn en tredel av møter i arbeidslivet er forsinket, eller avbrytes av folk som kommer for sent. Det antyder en studie i European Journal of Work and Organizational Psychology.

Rutinepregede møter i bedriften er blant de som er mest utsatt for å startes for sent. Hvorfor er det slik, og hva kan årsaken være? Konsekvensene er betydelige, og fenomenet bør tas på alvor.

Den som kommer for sent viser liten respekt for de øvrige deltakernes tid. Slikt er ikke bare respektløst, men også uprofesjonelt.

Det skaper dårlig stemning, og gir etterhvert en følelse av at det ikke er så nøye. Når andre notorisk er sent ute – hvorfor skal jeg selv da anstrenge meg for å være presis?

Har det økonomiske konsekvenser at møter blir litt forsinket i starten, at folk kommer litt for sent eller somler med å komme i gang?

Steven G. Rogelberg og kolleger svarer JA på dette spørsmålet. De har analysert tidligere arbeider og supplert med egne undersøkelser av amerikanske arbeidstakere. Studien deres nevner en rekke ulike kostnadselementer knyttet til bortkastet tid.

Allerede så tidlig som i 1989 kom en studie frem til et estimert årlig tap for USA på hele 37 milliarder dollar for USA totalt sett. Nøyaktighet er ikke mulig her, til det er forutsetningene for mange og valgene for omfattende til at det kan settes opp objektive regnestykker. Men uansett er volumet meget stort.

Forsinkelser rammer oss alle, det skjer ofte og forsinkelsene inntreffer gjerne når det passer som dårligst.

Det er likevel ikke slik at folk flest krever prøysser-disiplin av hverandre. Mange vil kunne akseptere folk som kommer inn i møterommet før det er gått fem minutter over tiden, påpeker Rogelberg og kolleger.

Oppfatningen av en liten forsinkelse avhenger av omstendighetene. For eksempel hvordan resten av møtedeltakerne oppfører seg på dette tidspunktet. Hvis alle andre sitter som tente lys presis klokken 09:00 er situasjonen annerledes enn hvis man uansett bruker noen minutter til litt smalltalk før møteleder tar ordet.

(Svein Hansen, 2013.04.10)

 

Se også:
Popularitetskonkurransen
Organisasjonens hukommelse
Emosjonell intelligens