Vi vet at menneskets hukommelse er sårbar. Ikke bare er det vanskelig å lære  noe nytt, men det vi allerede kan og det vi husker har en tendens til å svekkes med tiden.

Slik er det også for organisasjoner. Siden de består av mennesker er det kanskje ikke så merkelig at de preges av de samme svakhetene som individene de består av.

Men en organisasjon er mer enn menneskene. Det er også rutiner, prosedyrer, arkiver og andre mer eller mindre permanente strukturer. Dessuten en kultur som sier noe om ”slik gjør vi det her”.

Konsulenten Ron Ashkenas forteller til Harvard Business Review at han nylig var på besøk hos en bedrift han hadde jobbet for en del år siden. Denne bedriften hadde tidligere en sterk kultur for å søke forenkling og minimalisme.  Det var en kjerneverdi. Men nå var denne kulturen helt borte.

I årenes løp hadde ledelsen hatt andre prioriteringer, nøkkelpersonell hadde skiftet jobb, opplæringsprogrammene hadde gradvis fokusert andre ting enn forenkling, tidligere kunnskaper hadde blitt glemt. 

Bedriften var blitt som alle andre, og hadde mistet et fortrinn den tidligere hadde.

Organisasjoner bruker store ressurser på å utvikle kunnskap og evner. Noe av dette finner veien inn i prosedyrer og andre faste mønstre. Men det meste blir værende mellom ørene til de ansatte. Tiden går, og de ansatte får nye oppgaver og stillinger, de blir erstattet og pensjonert.

Endringer i organisasjonens mål og midler kan gjøre tidligere kunnskap mindre relevant enn før. Den langsomme forvitringen av organisasjonsmessig kunnskap skjer hele tiden, kanskje med brå omveltninger i forbindelse med fusjoner eller lignende.

Dette er en dynamikk som de fleste organisasjoner erfarer. Med raskere endringer generelt, utløper også holdbarhetsdatoen for organisasjonsmessig kunnskap fortere enn tidligere.

Er det noe du kan gjøre for å motvirke tendensen organisasjonen har til å glemme det den tidligere kunne? Ja, men det skjer ikke av seg selv.

Start med det du kan påvirke - din egen avdeling eller gruppe:

  • Lag en uttrykt strategi for å bevare kunnskapsbasen
  • Finn ut hva som skal til  for at dette skal bli meningsfylt og konkret i akkurat din organisasjon. For eksempel kan det lages et pensum av organisasjonsmessig kunnskap som alle nyansatte skal gjennomgå, og som blir brukt i forbindelse med seminarer og kampanjer
  • Sørg for at arbeid som er gjort i tidligere prosjekter, tilbud, o.l. blir gjenbrukt og stadig forbedret.

Som med alle andre tiltak må nytte veies mot kostnader, men her er det viktig å tenke på at null-alternativet – altså ikke gjøre noe spesielt på dette feltet – også har kostnader.

Når ansatte ”finner opp hjulet” på nytt til tross for at virksomheten har en rekke fine hjul fra før så kan det medføre betydelige kostnader, til liten nytte. 

Og hvis du lurer på hva blomsten i ingressen heter, så er det ”Forglem-meg-ei”. Ikke glem det!

Svein Hansen, 2013.03.08

 

Se også:
Endringsledelse og utholdenhet
Motstand mot endringer
Organisasjonsutvikling