Gode svar trengs raskt, så raskt at de fremdeles vil være nyttige. Likevel har mange innovasjoner vist seg å forsinke arbeidet.

Det var en periode mellom innføringen av tekstbehandling og utbredelsen av epost, der produktiviteten steg raskt.

Men eposten – uunnværlig som den er i dag – sluker enormt mange arbeidstimer til lite produktiv lesing av overdistribuerte meldinger.

Det er fortsatt mange som tankeløst fører opp CC-mottakere som en måte å fortelle verden at de lever og at de gjør jobben sin.

Mobil kommunikasjon, som startet som en frihet fra telefonledningen, opplever mange som et krav om å være tilgjengelig døgnet rundt, hver eneste dag. Kan sosiale media innebære en motgift mot denne plagen? Eller er dette bare enda en måte å kaste bort tiden på?

Det er ikke slik at sosiale medier automatisk gir gode styringssignaler. Tvert imot – det er all grunn til å tro at det motsatte er tilfelle. Ukritisk bruk av meninger og stemninger som kommer til syne i tweets og Facebook-posteringer kan føre en virksomhet ut på viddene.

Men det kan likevel være verdi å hente her. Slike medier kan gi raske signaler om hva man må være oppmerksom på. Når et selskap plutselig nevnes i mange tweets er det grunn til å være oppmerksom: hva er årsaken til denne økningen?

Kanskje en negativ hendelse, som bør kontres raskt. Eller en positiv sammenligning med en konkurrent, som kan utnyttes mens den er fersk? Uansett er rask og relevant respons viktig, både mot den som har ytret seg og mot markedet generelt.

Innovasjon innebærer bl.a rask og effektiv bruk av nye muligheter som teknologien byr på. Sosiale medier kan gi muligheter for raskere læring, raskere spredning av idéer og kanskje også raskere beslutningsprosesser.

Dette innebærer naturligvis ikke automatisk bedre beslutningsprosesser, så omtanke er minst like viktig som tidligere. La disse momentene være med i vurderingen:

  1. Ikke bli tyrannisert av innboksen. Lag regler for hva det er akseptabelt å ignorere. Det er ikke alt som fortjener oppmerksomhet. 
  2. Deling av lenker er en uting. Deling og spredning av informasjon er viktig, men deling av lenker er ikke en særlig effektiv måte å gjøre det på. Bruk heller gruppe-vare, sosiale medier eller delte notater. Felles lagring av f.eks Evernote kan gi en rask og effektiv deling, der alle kan bidra og få rask tilgang til andres notater.
  3. Kutt ned på reisingen. Behovet for å møtes ansikt til ansikt blir ikke borte. Men behovet kan reduseres ved bruk av kommunikasjonsverktøy. Disse kan ha svært lav terskel for bruk, som Skype og Google+ Hangout, eller kan være mer kostbare som videokonferanse i tilrettelagte videomøterom. Mange slags møter ligger godt til rette for slike hjelpemidler: regelmessige statusmøter, prosjektmøter og andre mindre fora der medlemmene allerede kjenner hverandre fra før er spesielt godt egnet. Sosiale medier gir muligheter for å ha våkne øyne og ører rundt hele kloden, og vil kunne supplere de vanlige informasjonskanalene.
  4. Slutt med ”Spor endringer”. Dokumenter som sirkuleres med stadig mer uoversiktlige markeringer av ulike endringer er et tveegget sverd. Det kan være en brukbar måte å markere små endringer på, men altfor ofte blir resultatet uhåndterlig. Det finne gode alternativer, som for eksempel Etherpad. Og rollen som redaktør bør ikke glemmes: det er mer effektivt med én person som samler innspillene og får dem inn på en felles form enn at alle skal gjøre denne jobben.
  5. Bruk de verktøy som uansett blir brukt. Store ressurser brukes på interne systemløsninger for å støtte arbeidsgrupper, intranett o.l. I mange tilfeller kan formålet være nokså uklart, og mange medarbeidere føler at disse løsningene ikke angår dem. Hvorfor ikke koble virksomheten på de verktøyene som medarbeiderne uansett bruker på kveldstid, helt frivillig?  Det må finnes produktive måter å bruke slike verktøy på – i tillegg til de rent sosiale behov de dekker.
  6. Sikkerhet. Ja, det kan være sikkerhetsmessige utfordringer knyttet til bruk av sosiale medier i jobb-sammenheng. Men det er ikke sikkert at all slags bruk av slike medier er uakseptabelt. Spørsmålene bør i det minste stilles, og undersøkes, før man avskriver den mest kreative og mest levende delen av hele IT-feltet. Interne sikkerhetsregler er nødvendige, men de bør utsettes for cost/benefit-vurdering i likhet med alle andre funksjoner i virksomheten. Kanskje kan en slik gjennomgang innebære at verktøykassen utvides med nyttige nye sosiale medier.

De første generasjoner av nettbaserte handelsløsninger, IT-basert kommunikasjon o.l. viser tegn til alderdomssvakhet, og tiltakene over kan bidra til at virksomheten får en fornyelse på dette feltet.

Etterhvert som slike tiltak blir vevd inn i måten man driver forretningen på vil også disse verktøyene stivne i sine mønstre. Men i mellomtiden vil virksomheten kunne være bedre rustet til å utnytte endringer i markedet, og vil være bedre posisjonert for neste bølge av endringer.

(Svein Hansen, 2013.01.03)

 

Se også:
Mobil, og bare mobil
Uvanlig gode ideer

 

 

Aktuelt fra Habberstad

 

Prosjektledelse i Habberstad?

Er du IT-prosjektleder? Da er kanskje Habberstad det rette stedet for deg. Vi skal styrke oss innen prosjektledelse.  Les mer her...

Ta kontakt, eller tips en venn!

 

FacebookLinkedIn